Formatos adecuados para publicar estudios, informes e investigación
(Reproducimos aquí, editado y traducido, un artículo de Arthur Attwell sobre las ventajas de la publicación multiformato, especialmente cuando se trata de dar el mayor alcance y difusión pública a estudios, informes, investigación, etc.)
El director del servicio inglés GOV.UK, Neil Williams, escribió recientemente sobre las ventajas que ofrece el formato HTML frente al PDF a la hora de publicar en la web documentos de interés público:
“En comparación con el contenido HTML, la información publicada en un PDF es más difícil de encontrar, usar y mantener. Más importante aún, a menos que se creen con suficiente cuidado, los archivos PDF a menudo pueden ser malos para la accesibilidad y rara vez cumplen con los estándares abiertos”.
Beneficios de publicar en múltiples formatos
Si se quiere que el público realmente acceda, lea, cite y comparta una publicación, es importante ponérselo fácil. Y diferentes personas tendrán diferentes necesidades y preferencias:
- Puede ser muy conveniente disponer de un libro impreso, bien maquetado y encuadernado. Un buen libro impreso añade credibilidad y valor a un proyecto. Además, la impresión digital permite tiradas muy cortas y la distribución universal del libro mediante Impresión bajo Demanda.
- A muchas personas les gusta descargar e imprimir archivos PDF para leerlos en papel o usarlos en aplicaciones de anotación de PDF en tabletas. Esos PDF deben estar optimizados para su uso en pantallas, incluida la navegación mediante enlaces y los tamaños de imagen adecuados. (Es decir, no son lo mismo que los PDF para la impresión de libros).
- Hoy día muchas personas leen en sus teléfonos. Las páginas web aptas para dispositivos móviles son mucho más fáciles de leer y manejar en una pantalla pequeña.
- A muchas personas les gusta leer libros y documentos largos en un ereader, como Amazon Kindle. Una característica clave de esto es la capacidad de resaltar y anotar a medida que se lee, y ver lo que otros están resaltando. Si el documento está disponible en la tienda Kindle (u otras tiendas como iBooks), es fácil para la gente encontrarla y anotarla de esta manera.
- Las publicaciones web son fáciles de compartir en las redes sociales. Hoy recibimos muchas de nuestras recomendaciones a través de contactos que comparten enlaces en las redes sociales. Por lo tanto, disponer de una versión web pueden ser determinante para que otros compartan la publicación de esta manera.
- Normalmente los motores de búsqueda califican las publicaciones web antes que los PDF, por varias razones. Por lo tanto, un documento publicado como página web (en lugar de los PDF para descargar) será mucho más visible y popular en los resultados de búsqueda.
- Se pueden obtener análisis del uso de las publicaciones web. Utilizando un servicio como Google Analytics, se puede ver qué personas leen más, qué buscan y dónde están.
- Las páginas web bien construidas son mejores para la accesibilidad: por ejemplo, para lectores de pantalla con lectura en voz alta o pantallas de alto contraste para personas con discapacidades visuales.
- También se pueden priorizar y navegar por servicios de voz como Alexa y Google Assistant, que pueden encontrar y leer páginas web en respuesta a las solicitudes de voz de un usuario.
- La publicación web de un documento puede actualizarse instantáneamente, en caso de que la información cambie.
De todo ello se desprende que, para las organizaciones que realmente quieren que sus documentos, informes e investigaciones tengan el mayor impacto posible, la publicación multiformato facilita su labor de manera significativa.
Los costos
Entonces, ¿Cuáles son las implicaciones de costo? ¿Cuánto más cuesta publicar de esta manera?
En varias ocasiones hemos presupuestado proyectos calculando dos opciones:
1. La edición impresa, con PDF de alta calidad creados de forma tradicional: utilizando InDesign para el diseño y exportando archivos PDF listos para imprimir y descargables.
2. El libro en los varios formatos descritos anteriormente, producido con nuestro proceso de trabajo “digital first”.
Comparando ambas, la opción multiformato cuesta, de media, solo un 10% más que la opción tradicional. Por supuesto, esta relación de costos es posible porque el equipo que ejecuta el proyecto está capacitado y tiene excelentes herramientas. Dicho esto, la diferencia en el valor y el impacto potencial de la publicación supera con creces el aumento en los costos.
La publicación multiformato es todavía una novedad para muchas organizaciones, solo porque sus equipos no saben que es posible, no la han visto en acción o piensan que es demasiado costosa. Esperamos que a medida que otros vean el potencial de la publicación en múltiples formatos, más y más organizaciones sigan los pasos de GOV.UK.